送別会案内メールの書き方と例文！異動・転職・退職・結婚などの場合

送別会の理由はさまざまです。異動や転職、定年退職、結婚など、送り出す理由によって案内メールの内容や書き方が変わってきます。

では、どんな内容を盛り込むと分かりやすい案内メールになるのでしょうか？

この記事では、送別会案内メールの基本構成や注意点、さらに実際に使える例文をご紹介します。

送別会案内メールの基本構成とポイント
1. 件名のポイント
2. 案内メールに盛り込むべき内容
送別会案内メールの例文集
終わりに

送別会案内メールの基本構成とポイント

職場の皆さんに送別会のお知らせをする際、どんな書き方をすればスムーズに伝わるのでしょうか？

案内メールでは「件名」と「本文」の両方に気をつけることが大切です。以下で詳しく解説します。

件名のポイント

送別会案内メールの件名は、受信者がメールを開かなくても内容が分かるようにすることが重要です。

次のポイントを押さえて、分かりやすい件名を考えましょう。

送別される方の名前を入れる
送別会の日程を明記する
返信が必要な場合は「要返信」と記載する

具体例として、以下のような件名が適切です。

「〇〇課長の送別会のご案内」
「【要返信】送別会のお知らせ」
「【〇月〇日開催】送別会のご案内」

このように件名を工夫すれば、受信者は一目で内容を理解しやすくなり、通常の業務メールと混同することも防げます。

反対に、「お疲れさまです」など曖昧な件名は避けましょう。内容が分かりにくいと、重要なメールとして認識されにくくなる可能性があります。

案内メールに盛り込むべき内容

送別会の案内メールには、次の内容をしっかり盛り込みましょう。

送別会の趣旨や目的
開催日時と場所
参加方法や返信期限

特に、冒頭で送別会の趣旨を明確に伝えることがポイントです。
異動、退職、結婚など、送別される理由によって書き方を変えることで、受信者にも意図が分かりやすくなります。

趣旨説明の具体例については、次のセクションで詳しくご紹介します。

送別会案内メールの例文集

社内で送別会の案内メールを作成する際に役立つ例文をご紹介します。

異動の場合の案内文

件名：企画部山本部長送別会のご案内

企画部の皆さま

いつもお疲れさまです。
このたび、山本進部長が〇月〇日付で北海道支店へ異動されることとなりました。
これまでのご尽力への感謝と、新しい職場でのご活躍をお祈りする場として、送別会を開催いたします。

以下の詳細をご確認のうえ、ぜひご参加いただければ幸いです。

日時：〇月〇日（〇曜日）〇時～
場所：レストラン「〇〇」
（最寄り駅：□□駅から徒歩5分）
詳細はこちらをご覧ください。
店舗情報リンク
電話番号：00-0000-0000
会費：6,000円
ご出席の可否について、〇月〇日までに本メールにご返信ください。
また、会費は△月△日に集金いたしますので、事前のご準備をお願いいたします。

参加連絡フォーム

お名前：
出席（　）
欠席（　）
幹事：佐藤、鈴木
内線番号：0000
メールアドレス：***@

退職の場合の案内文

経理部の伊藤真美さんが、〇月〇日をもって退職されることとなりました。
これまでのご尽力に感謝の気持ちを込め、送別会を開催いたします。
お忙しい時期とは存じますが、ぜひご参加いただければと思います。

※日時、場所、会費の詳細は異動の場合と同様です。

定年退職の場合の案内文

総務部の渡辺一郎部長が、〇月〇日をもって定年を迎えられることとなりました。
これまでの長年にわたるご功績に感謝を込め、また今後のご健康とさらなるご活躍をお祈りし、送別会を開催いたします。
ぜひご都合を調整いただき、ご参加くださいますようお願い申し上げます。

結婚退職の場合の案内文

企画部の中村咲子さんが、ご結婚を機に〇月〇日をもって退職されることとなりました。
これまでのご活躍に感謝するとともに、新たな門出を祝う送別会を下記の通り開催いたします。
ご多忙とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願いいたします。

終わりに

送別会を円滑に進めるためには、案内メールの準備を早めに進めることが大切です。特に、参加人数が多い場合は出欠確認に時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールで対応することをおすすめします。
また、贈り物に関しては、会費に含めるのか、別途集めるのかを事前に決めておくと、スムーズに進められるでしょう。
幹事の皆さまは当日の準備などでご多忙かと思いますが、すべてが無事に進むことを心よりお祈り申し上げます。